Option de consultation d'un document

Ajouter une option de consultation

L’option de consultation d’un document permet à un utilisateur de consulter un document sans avoir à le signer. Cette confirmation pourra être effectuée automatiquement ou manuellement.

À partir du menu principal >> Sélectionnez Dossiers eZsign >> Nouveau dossier eZsign.

À l’étape de Vérification des documents , si vous souhaitez ajouter un champ de consultation, cliquez sur Modifier les champs des documents.

Sélectionnez le signataire désiré, puis rendez-vous dans les Options du signataire. Cochez Activer la consultation du document de ce signataire.

Vous verrez apparaître un carré avec les initiales de cet utilisateur. Celui-ci ne sera pas visible sur le document lors de la signature.

Vous aurez ensuite l’option de sélectionner le Type de consultation.

• Automatique : la consultation est considérée comme complétée dès que le destinataire ouvre le document. Aucune action supplémentaire n’est requise.
• Manuel : le destinataire doit confirmer explicitement qu’il a consulté le document en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.
• Optionnel : le destinataire est avisé par courriel qu’un document est disponible pour consultation, mais il n’est pas tenu de l’ouvrir. Le processus de signature et les étapes suivantes se poursuivent normalement, qu’il consulte ou non le document. Puisqu’aucune confirmation de consultation n’est exigée, cette consultation n’apparaîtra pas dans la preuve de signature.

Vous pourrez ensuite ajouter d’autres champs de signature si nécessaire, puis cliquer sur Sauvegarder.

Consultation par le signataire

Le signataire avec un champ de consultation, dans cet exemple, se retrouve à l’étape 1. Il recevra donc un courriel lui indiquant qu’il a des documents à consulter.

NOTE : Si l’option Automatique n’a pas été cochée lors de la création du document, la personne qui consultera le document devra cliquer sur Terminer la consultation pour que le document puisse passer à la prochaine étape.

Si toutes les actions du dossier ont été complétées, le signataire verra ce message :

Le signataire aura ensuite l’option de télécharger les documents complétés.