Configurer l’envoi du document signé

Lorsque toutes les parties auront complété les signatures dans un document, il est possible d’envoyer un courriel au destinataire désiré dans lequel se retrouve une copie du document complété ainsi que la preuve de signature électronique.

Voici un exemple du courriel qui sera envoyé:

Configurer l’envoi du document signé

• À partir du menu de gauche >> Administration >> Types de dossiers.

• S’il s’agit d’un ajout de type de dossiers, cliquez sur Nouveau type de dossiers.

• S’il s’agit d’une modification d’un type de dossiers existant, sélectionnez le type de dossiers désiré et sur Modifier le type de dossiers.

• Envoi du document signé
  • Signataires externes : L’un des signataires d’un document dans ce dossier. Pour recevoir le document signé, le signataire doit avoir une authentification par courriel.
  • Utilisateurs : Le créateur du dossier, le créateur du document, un signataire du document ou un utilisateur du système.
  • Destinataire externe : Une personne qui n’est pas signataire d’un document dans ce dossier, mais qui est ajoutée à l’envoi avec son adresse courriel.
  • Autres : Envois additionnels.

Signataires externes

• Envoyer aux signataires (externes) : Si l’option est désactivée, le signataire externe du document ne recevra pas le document signé.
• Options d’envoi
  • Accéder aux documents signés à l’aide d’un lien de connexion : Les documents signés seront accessibles en cliquant sur un lien dans le courriel reçu. Les signataires externes devront s’authentifier pour accéder au document. Par défaut, les signataires externes pourront télécharger le document signé.
  • Accéder aux documents signés à partir des fichiers joints : Les documents signés seront accessibles en pièces jointes dans le courriel reçu.
  • Inclure la preuve électronique : La preuve électronique du document signé sera accessible par les utilisateurs.
  • Inclure les pièces jointes : Les signataires externes recevront les fichiers PDF attachés dans le courriel.
• Téléchargement autorisé pour les signataires (externes) : Si l’option est désactivée, le signataire externe du document ne pourra pas télécharger le document signé. Par défaut, l’option d’envoi "Inclure les fichiers en pièces jointes" sera cochée.
• Options de téléchargement
  • Inclure la preuve électronique : Le signataire externe pourra télécharger la preuve électronique.
  • Inclure les pièces jointes : Le signataire externe pourra télécharger les pièces jointes.

Utilisateurs

• Envoyer au créateur du document : Le document signé sera envoyé à la personne qui a créé le document, même si elle n’est pas signataire.
• Envoyer au créateur du dossier : Le document signé sera envoyé à la personne qui a créé le dossier, même si elle n’est pas signataire.
• Envoyer aux signataires (utilisateurs) : Le document signé sera envoyé aux signataires qui sont des utilisateurs.
• Envoyer aux collègues des destinataires : S’applique principalement en immobilier.
• Envoyer à tous les membres du groupe ayant accès à tous les dossiers : Le document signé sera envoyé à tous les utilisateurs du groupe.
• Envoyer aux utilisateurs sélectionnés : À partir de la liste déroulante, sélectionnez l’utilisateur désiré, qu’il soit signataire ou pas.
• Options d’envoi
  • Accéder aux documents signés à l’aide d’un lien de connexion : Les documents signés seront accessibles en cliquant sur un lien dans le courriel reçu.
  • Accéder aux documents signés à partir des fichiers joints : Les documents signés seront accessibles en pièces jointes dans le courriel reçu.
  • Inclure la preuve électronique : L'utilisateur pourra télécharger la preuve électronique.
  • Inclure les pièces jointes : L'utilisateur pourra télécharger les pièces jointes.

Destinataire externe

• Envoyer à une adresse courriel : Inscrivez l’adresse courriel désirée. Les documents complétés seront automatiquement envoyés à ce destinataire.
• Options d’envoi
  • Fichier attaché : Le destinataire externe recevra les fichiers PDF dans le courriel.
  • Inclure la preuve électronique : Le destinataire pourra télécharger la preuve électronique.
  • Inclure les pièces jointes : Le destinataire pourra télécharger les pièces jointes.

Autres

• Vous aurez l'option d'Inclure la preuve électronique aux signataires ayant l’option de recevoir tous les documents.

• Vous aurez aussi l'option d'Inclure les pièces jointes aux signataires ayant l’option de recevoir tous les documents.